Votre stockage de données Dynamics 365 Business Central est-il optimisé ? 

Vous pensez peut-être que votre stockage de données dans Dynamics 365 Business Central est maîtrisé. Après tout, tant que le système fonctionne, il n’y a pas de problème, non ? Et si je vous disais que derrière chaque donnée non optimisée, se cache un coût invisible ? Des performances qui s’effritent, des factures qui grimpent éventuellement, et des ressources gaspillées.

Dans ce blog, nous allons lever le voile sur ces impacts cachés et vous montrer comment reprendre le contrôle de votre stockage, optimiser votre système et faire des économies là où vous ne les attendiez pas. 

Quelle est la capacité de stockage par défaut dans Business Central ? 

Par défaut, chaque tenant Business Central dispose de 80 Go d’espace disque pour le stockage des données. Cette capacité est extensible en fonction du type de licence que vous détenez :

• Licences Premium : +3 Go par utilisateur.
• Licences Essential : +2 Go par utilisateur.
• Licences Device : +1 Go par appareil. 

Cela signifie que plus vous ajoutez d'utilisateurs ou d'appareils, plus votre capacité de stockage augmente proportionnellement. Cependant, cette extension peut rapidement devenir coûteuse si elle n'est pas gérée de manière proactive.

Bon à savoir : En plus des 80 Go par défaut, chaque environnement de production supplémentaire acquis inclut 4 Go de capacité de stockage supplémentaire ainsi que trois environnements sandbox additionnels. Microsoft propose des options flexibles, mais il est recommandé de surveiller l'utilisation avant d'envisager des achats supplémentaires. 

Quel est l’impact d’une mauvaise gestion du stockage ? 

Une gestion inefficace du stockage peut avoir plusieurs conséquences sur votre environnement Business Central : 

1. Problèmes de performance : L’accumulation de données obsolètes ou inutiles peut ralentir les temps de réponse du système. Plus la base de données est volumineuse, plus les requêtes prennent du temps, ce qui peut impacter la productivité des utilisateurs.  

2. Limitation de la gestion des environnements : La duplication ou la restauration des environnements devient plus complexe et longue. Par exemple, la création d’un environnement de test à partir de la production peut être ralentie voire impossible si la taille des données est excessive ou dépasse la capacité totale allouée.

3. Augmentation des coûts : Le besoin d’acheter de l’espace de stockage supplémentaire peut rapidement augmenter les dépenses mensuelles. De plus, des coûts indirects liés à des performances réduites peuvent survenir, comme une baisse de l'efficacité des équipes. 

4. Risque de non-conformité : Une mauvaise gestion des données peut entraîner des problèmes de conformité avec les réglementations en vigueur, notamment en matière de protection des données personnelles (RGPD). La rétention excessive de données sensibles peut exposer l’entreprise à des risques juridiques. 

Quelles sont les meilleures pratiques pour optimiser le stockage dans Business Central ? 

Pour garantir des performances optimales tout en contrôlant les coûts, voici quelques pratiques essentielles : 

1. Mettre en place des politiques de rétention des données 

• Archiver ou supprimer les données obsolètes : Identifiez et supprimez régulièrement les données qui ne sont plus pertinentes. Cela inclut les anciennes transactions, les historiques de logs, et les fichiers inutilisés. 
• Utiliser des stratégies de rétention automatisées : Implémentez des règles pour automatiser la suppression des anciennes données. Cela garantit un nettoyage régulier sans intervention manuelle. 

Astuce : Pensez à inclure la table des courriels envoyés dans vos stratégies de rétention (elle n’est pas affichée par défaut, il faut l’ajouter volontairement).  Ces données peuvent rapidement occuper un espace considérable et sont un doublon avec votre gestion de messagerie dans la plupart du temps (Office 365).

2. Optimiser la gestion des environnements

• Éviter la duplication des compagnies : Ne dupliquez pas les compagnies de production sans réel besoin. Chaque duplication consomme de l’espace précieux. 
• Privilégier l’utilisation des sandbox : Pour les tests, restaurez des copies de production dans un environnement sandbox plutôt que de créer des doublons en production. Cela permet de maintenir l’environnement de production léger et performant. 
• Stockage des pièces jointes en dehors de la base de données : Pour éviter que des fichiers volumineux tels que des PDF, images ou feuilles de calcul n'occupent un espace précieux dans la base de données SQL, il est recommandé de les stocker en dehors de celle-ci, par exemple dans un service de stockage de fichiers (OneDrive, etc.). 

3. Surveiller régulièrement la capacité de stockage

• Utiliser le 'Dynamics 365 Business Central Admin Center' : Cet outil permet de surveiller l’utilisation de l’espace de stockage en temps réel. Il fournit des rapports détaillés sur l'utilisation par environnement et par type de données. 
• Analyser les tendances d'utilisation : Identifiez les pics de consommation pour anticiper les besoins futurs. Cela aide à planifier les extensions de capacité avant que des problèmes critiques n'apparaissent. 

4. Optimisation des performances de la base de données 

• Nettoyage des index non utilisés : Améliorez les performances en supprimant les index obsolètes qui ralentissent les requêtes SQL. Un index mal géré peut augmenter la taille de la base de données sans apporter de bénéfice en termes de vitesse d'exécution. 
• Archivage des transactions historiques : Déplacez les anciennes transactions dans des archives pour réduire la charge sur la base de production. Cela améliore la rapidité d’accès aux données récentes tout en conservant un historique en cas de besoin. 

Par où commencer pour optimiser votre stockage de données ? 

Optimiser votre stockage dans D365 Business Central ne se résume pas à libérer de l’espace. Il s’agit d’adopter une approche stratégique pour garantir la performance, la conformité et la réduction des coûts. 

1. Réaliser un audit de l’utilisation actuelle

Avant toute optimisation, il est essentiel de comprendre l’état actuel de votre stockage : 

• Identifier les modules gourmands en espace : Analysez les modules (finance, ventes, achats) pour déterminer lesquels consomment le plus de ressources. 
• Cartographier les données : Identifiez les tables volumineuses et les types de données qui occupent l’espace inutilement. 
• Utiliser des outils d’analyse : Exploitez le Dynamics 365 Business Central Admin Center pour obtenir des rapports détaillés sur l’utilisation du stockage. 

2. Mettre en place des politiques de rétention des données

Gérer la durée de vie des données est essentiel pour éviter l’accumulation : 

• Définir des règles de conservation : Fixez des délais pour la suppression automatique des données obsolètes. 
• Automatiser le nettoyage des données : Programmez des tâches automatisées pour éviter l’intervention manuelle constante. 

3. Former les équipes à la gestion efficace des données

Une gestion optimale du stockage passe par des utilisateurs bien formés : 

• Sensibilisation des équipes : Expliquez les impacts d’une mauvaise gestion des données sur les performances du système. 
• Formation sur les outils de gestion : Montrez aux administrateurs comment surveiller et gérer efficacement la capacité de stockage. 
• Adoption des bonnes pratiques : Encouragez les équipes à éviter la duplication de données et à supprimer les fichiers non nécessaires. 

4. Mettre en place un suivi continu

L’optimisation est un processus continu : 

• Effectuer des audits réguliers : Planifiez des vérifications périodiques pour évaluer l’efficacité des politiques de gestion des données. 
• Amélioration continue : Ajustez les stratégies en fonction des résultats obtenus lors des audits afin de maintenir une gestion optimale du stockage. 

Une gestion optimisée du stockage dans Dynamics 365 Business Central permet non seulement de réduire les coûts liés au stockage supplémentaire, mais aussi d’améliorer les performances globales de votre système. En adoptant les meilleures pratiques dès aujourd’hui, vous garantissez la pérennité et l’efficacité de votre environnement Business Central. 

Comment nous pouvons vous aider à optimiser votre stockage ? 

Vous ne savez pas par où commencer pour optimiser la capacité de stockage de votre environnement Dynamics 365 Business Central ? Groupe conseil Era est là pour vous accompagner ! 

Notre équipe d'experts spécialisés dans l’implémentation et l’optimisation de Microsoft Dynamics 365 Business Central accompagne les entreprises dans la gestion de leur stockage et l’amélioration des performances de leurs systèmes.  

Besoin de conseils d’experts ? Contactez-nous dès aujourd’hui pour un audit personnalisé ou des solutions adaptées à vos besoins. Nous sommes là pour vous aider à exploiter tout le potentiel de Dynamics 365 Business Central !